Đầu năm chúng mình nói chuyện tăng năng suất. Nếu bạn đang nắm vai trò team leader hay tương đương, phải thực hiện công việc lên kế hoạch, thì tăng năng suất có nghĩa là xếp đúng người vào đúng việc để hoàn thành đúng chỉ tiêu, đúng thời gian và trong phạm vi nguồn lực định sẵn.

Mình sẽ chia sẻ một frame work mình hay áp dụng, bạn hoàn toàn có thể áp dụng vào công việc của mình.

Chúng ta đi qua các khái niệm trước. Chúng ta có task – tác vụ nhỏ nhất trong công việc, là một tác vụ không thể chia tách nhỏ hơn hoặc khi chia tách nhỏ hơn sẽ không tạo hiệu quả trong quản lý. Chúng ta có activity là một nhóm các tasks, để đạt được từ trạng thái khởi điểm, chúng ta phải thực hiện 1 loạt các activities khác nhau.

Job >> Activity >> Task.

Tùy vào job và ngành nghề thì sẽ có các activities khác nhau được thực thi nhằm đạt mục tiêu đặt ra, tuy nhiên, từ activity để phân xuống các tasks bạn có thể thực hiện theo frame work như sau:

__1. Chuẩn bị: Các tác vụ thu thập thông tin hay nguyên liệu đầu vào cho activity đó. Ví dụ: Activity là Viết bài PR, thì các tasks chuẩn bị: Thu thập các ý tưởng viết bài/ Thu thập ảnh minh họa/ Lên lịch phỏng vấn/ Thảo luận nhóm …

Sản phẩm chốt (kill point): Report tổng hợp thông tin đầu vào.

__2. Lên kế hoạch: Sau khi có thông tin đầu vào, chúng ta sẽ schedule cho các tasks trong giai đoạn thực thi. Ở giai đoạn lên kế hoạch, tùy vào workload của activity đó mà việc lên kế hoạch nặng hay nhẹ, các tasks không có gì khác biệt:

[Lên kế hoạch >> Review kế hoạch >> Chỉnh sửa] >> Xét duyệt.

** […] các tasks này lặp đi lặp lại cho tới khi nào xét duyệt thành công

Kill point: Kế hoạch thực thi.

__3a. Thực thi: Giai đoạn thực thi sẽ triển khai chính xác các tasks đã được xác định trên bản Kế hoạch thực thi. Một bản kế hoạch thực thi chi tiết và hợp lý sẽ giúp việc thực thi trôi chảy theo trình tự, tránh việc các bộ phận liên quan bị dẫm chân nhau dẫn tới công việc bị gián đoạn.

Kill point: Report kết quả công việc

__3b. Kiểm soát: Đây là nhóm tasks song song với 3a nhằm theo dõi tiến trình và hiệu quả của 3a. Các tasks này gồm các báo cáo theo tuần, quý, hoặc các báo cáo sự vụ phát sinh. Khi thực thi, 100 ca thì 90 ca là phát sinh sự vụ, do đó cần nhóm tác vụ làm công việc giám sát và hành động kịp thời. Các phát sinh có thể gồm: Chậm deadline, biến động nhân sự, nguồn lực công việc bị gián đoạn… Các tasks này thường thực hiện định kì tùy theo mức độ aggressive của công việc và bộ phận quản lý team sẽ đảm nhiệm.

__4. Đóng gói: Công việc kết thúc đúng deadline hoặc sử dụng vừa khít nguồn lực chỉ xảy ra khi người quản lý chăm chỉ đi thắp hương đủ các ngày rằm và mùng một trong 10 năm liên tiếp. Do đó, các tác vụ đóng gói sẽ có nhiệm vụ thu thập các biên bản trong suốt quá trình thực hiện activity, tổng kết các lỗi phát sinh để tránh dính “phốt” thêm lần nữa.

 

quản lý công việc

 

Ví dụ chốt bài:

Activity: Gửi email chúc mừng năm mới kèm tặng voucher

1. Chuẩn bị
1.1. Nhận và phân tích brief
1.2. Chốt KPIs
1.3. Lên danh sách email khách hàng
1.4. Họp thảo luận ý tưởng chương trình.
1.5. Xây dựng chương trình voucher
1.6. Thiết kế voucher
1.7. Viết nội dung email
1.8. Thiết kế hình ảnh trong email
1.9. Setup công cụ email marketing
1.10. Lên lịch gửi email
1.11. Xây dựng quy trình tiếp nhận phản hồi
1.12. Xây dựng mẫu báo cáo

2. Kế hoạch
2.1. Lên kế hoạch triển khai các nhóm tác vụ (Task/ Miêu tả kết quả/ Định lượng kết quả/ Nhân sự thực hiện/ Thời hạn/ Ngày bắt đầu task/ Ngày kết thúc task)
2.2. Review với team
2.3. Review với cấp trên
2.4. Tổng hợp các chỉnh sửa và thực hiện chỉnh sửa
2.5. Trình bày và trình duyệt kế hoạch

3 (3a). Thực thi
3.3. Setup chiến dịch gửi mail
3.4. Chốt lần cuối với trưởng bộ phận trước khi gửi
3.5. Bắt đầu chiến dịch
3.6. Trực hotline tiếp nhận phản hồi và hướng dẫn khách hàng
3.7. Trực fanpage tiếp nhận phản hồi và hướng dẫn khách hàng

4 (3b). Kiểm soát
4.1. Báo cáo diễn biến chiến dịch email marketing
4.2. Báo cáo tiếp nhận phản hồi
4.3. Báo cáo sự vụ phát sinh

5. Đóng gói
5.1. Báo cáo kết quả chiến dịch
5.2. Tổng hợp phát sinh
5.3. Họp tổng kết chiến dịch.
5.4. Lưu trữ chiến dịch.


Thông thường một Job kéo dài 1 tháng thì có từ 5 – 7 activities, việc break down nhỏ thành từng task sẽ giúp team làm việc hiệu quả hơn, dễ dàng xác định lỗi phát sinh ở đâu từ đó xử lý đúng người đúng bệnh. Nói chung, trên lý thuyết, thì không có gì là bất khả thi miễn sao nó được chia ra đủ nhỏ và có đủ nguồn lực để thực hiện.

Nguồn Phan Anh Dũng